Mengelola Presenter Konferensi Jarak Jauh dengan Zoom

Mengelola Presenter Konferensi Jarak Jauh dengan Zoom – Membawa presenter jarak jauh ke dalam konferensi tatap muka adalah tantangan dan penuh bahaya. Dalam posting ini, saya menggambarkan skema menggunakan Zoom yang membuat hadirin lupa bahwa presenternya jauh!

The konferensi Code4Lib adalah minggu ini, dan dengan COVID-19 pandemi melanggar melalui banyak individu dan lembaga membuat keputusan untuk tidak perjalanan ke Pittsburgh untuk pertemuan. Kami memiliki sembilan presentasi yang belum pernah terjadi sebelumnya yang dibawa ke konferensi melalui Zoom. Saya memimpin komite streaming langsung untuk konferensi (seperti yang telah saya lakukan selama beberapa tahun — melewatkan tahun lalu), jadi masuk akal jika saya mengatur skema untuk presenter jarak jauh. Dengan bantuan kontraktor A / V di tempat, kami dapat melakukan ini dengan persyaratan minimal untuk presenter jarak jauh.

Daftar Persyaratan

  • 2 Zoom akun Pro
  • 1 PC / Mac dengan output video, seolah-olah Anda sedang menghubungkan monitor eksternal (komputer “Menerima Zoom”)
  • 1 PC / Mac (komputer “Koordinator Zoom”)
  • 1 antarmuka audio USB
  • Koneksi jaringan bawaan untuk komputer Receiving Zoom (disarankan)

The Pro -tingkat Zoom rekening yang diperlukan karena kami diperlukan untuk menjalankan panggilan grup selama lebih dari 40 menit (untuk memasukkan waktu setup). Dan dua diperlukan: satu untuk mesin Zoom Koordinator dan satu untuk mesin Zoom Penerimaan khusus. Mungkin saja untuk menggabungkan dua akun Zoom Pro dan dua mesin PC / Mac menjadi satu, tetapi kami memiliki presenter back-to-back di Code4Lib, dan saya ingin dapat membantu satu presenter jarak jauh bersiap-siap sementara yang lain mempresentasikan.

Selain peralatan ini, kontraktor A / V sangat diperlukan dalam membuat sambungan berfungsi. Kami mengumpankan video dan audio presenter jarak jauh dari komputer Receiving Zoom ke sakelar A / V kontraktor melalui HDMI, dan kontraktor meletakkan video pada proyektor dan audio ballroom melalui speaker ballroom. Kontraktor memberi kami umpan audio selektif dari audio program minus audio presenter jarak jauh (sehingga mereka tidak akan mendengar sendiri kembali melalui rapat Zoom). Ini menjadi sedikit lebih jelas dalam diagram di bawah ini.

Koneksi dan Pengaturan Fisik

Diagram ini menunjukkan koneksi fisik antar mesin.

The Audio Mixer dan Video Beralih disediakan dan dikelola oleh kontraktor A / V. The Menerima Zoommesin adalah yang terhubung ke Video Switch kontraktor A / V melalui kabel HDMI yang keluar dari koneksi monitor eksternal komputer. Di panel kontrol komputer Zoom Menerima, kami mengatur monitor eksternal untuk mencerminkan apa yang ada di monitor utama. Audio dan video dari komputer (yaitu, panggilan Zoom) keluar kabel HDMI ke Video Switch kontraktor A / V. Kontraktor A / V mengambil audio dari komputer Receiving Zoom melalui Video Switch dan menambahkannya ke Audio Mixer sebagai saluran input. Dari sana, audio dikirim ke speaker ballroom dengan cara yang sama audio dari mikrofon podium diamplifikasi ke penonton. Kami meminta kontraktor A / V untuk membuat campuran audio yang mencakup semua sumber audio kecualikomputer Receiving Zoom (mis., mikrofon di kamar) dan menyambungkannya ke antarmuka Audio USB. Dengan begitu, presenter jarak jauh bisa mendengar suara-suara dari ruang dansa — tawa sekitar, pertanyaan dari penonton, dll — dalam panggilan Zoom mereka. (Perhatikan bahwa penting untuk menghapus suara yang berbicara sendiri dari presenter jarak jauh dari campuran audio ini; ada penundaan yang signifikan dan mengganggu antara waktu presenter berbicara dan audio dikembalikan kepada mereka melalui panggilan Zoom.)

Kami menggunakan koneksi jaringan bawaan ke internet, dan saya akan merekomendasikan itu — terutama dengan konferensi teknologi yang mungkin meluap tempat wi-fi. (Anda tidak ingin Zoom presenter jarak jauh Anda harus bersaing dengan apa yang peserta lakukan.) Perlu diketahui bahwa koneksi jaringan bawaan akan lebih mahal dari tempat tersebut, dan mungkin perlu waktu untuk berfungsi karena ini sepertinya tidak menjadi sesuatu yang sering dilakukan hotel.

Dalam rapat Zoom, kami membisukan mikrofon dan memilih antarmuka Audio USB sebagai input mikrofon. Ketika rapat Zoom terhubung, kami membuat jendela rapat layar penuh sehingga wajah dan / atau presentasi presenter berada pada ukuran maksimum pada proyektor ballroom.

Menyiapkan Rapat Zoom

Dua akun Zoom berasal dari Open Library Foundation . (Terima kasih!) Seperti yang disebutkan di bagian persyaratan di atas, ini adalah akun Pro- level. Dua akun itu adalah [email protected]dan [email protected]. The olf_host2akun digunakan untuk komputer Zoom Menerima, dan olf_host3akun yang digunakan untuk komputer Zoom Koordinator. Halaman edit rapat Zoom tampak seperti ini:

Ini untuk pertemuan “Code4Lib 2020 Remote Presenter A” dengan host utama sebagai [email protected]. Perhatikan pengaturan ini:

  • Pertemuan berulang yang berlangsung dari jam 8 pagi sampai 6 sore setiap hari konferensi.
  • Aktifkan bergabung sebelum tuan rumah diperiksa seandainya presenter jarak jauh menghadiri rapat sebelum saya melakukannya.
  • Rekam rapat secara otomatis di cloud untuk digunakan sebagai cadangan jika terjadi kesalahan.
  • Host Alternatif adalah[email protected]

Pertemuan “Code4Lib 2020 Remote Presenter B” persis sama kecuali host utama olf_host3, dan olf_host2ditambahkan sebagai host alternatif. Rapat diatur dengan satu sama lain sebagai tuan rumah alternatif sehingga komputer Zoom Koordinator dapat memulai rapat, secara mulus menyerahkannya ke komputer Receiving Zoom, kemudian lepaskan.

Mempersiapkan Remote Presenter

Penyaji jarak jauh diberi informasi ini:

Code4Lib akan menggunakan Zoom untuk presenter jarak jauh. Selain perangkat lunak, memiliki pengaturan audio yang tepat sangat penting untuk presentasi yang sukses.

  • Mikrofon : Pilihan terbaik adalah headset atau earbud sehingga mikrofon dekat dengan mulut Anda. Mikrofon laptop built-in tidak apa-apa, tetapi menggunakannya akan mempersulit audiens untuk mendengarkan Anda.
  • Pembicara : Diperlukan headset atau earbud. Jangan gunakan speaker internal komputer Anda. Perangkat lunak pembatalan gema dirancang untuk kamar kecil dan tidak dapat menangani penundaan yang disebabkan oleh ruang dansa besar.

Anda dapat menguji pengaturan Anda dengan uji Zoom panggilan . Pastikan mikrofon dan speaker Anda diatur dengan benar di Zoom. Juga, coba bagikan layar Anda pada panggilan uji sehingga Anda mengerti bagaimana memulai dan menghentikan berbagi layar. Audiens akan melihat semua yang ada di layar Anda, jadi hentikan / nonaktifkan / matikan pemberitahuan yang datang dari program obrolan, klien email, dan alat serupa.

Rencanakan untuk terhubung ke rapat Zoom 30 menit sebelum pembicaraan Anda menyelesaikan masalah koneksi atau pengaturan apa pun.

Pada tanda 30 menit sebelum presentasi jarak jauh, saya pergi ke lobi ballroom dan terhubung ke pertemuan Zoom yang ditunjuk untuk presenter jarak jauh menggunakan komputer Zoom Koordinator. Saya menggunakan daftar periksa ini dengan masing-masing presenter:

  • Periksa level mikrofon dan kualitas suara presenter (pastikan mikrofon headset / earbud digunakan!)
  • Periksa speaker presenter dan pastikan tidak ada gema
  • Tes berbagi layar ( mulai dan berhenti ) dengan presenter
  • Ingatkan presenter untuk mematikan notifikasi dari program obrolan, klien email, dll.
  • Ingatkan presenter bahwa mereka perlu melacak waktu mereka sendiri; tidak ada cara bagi kita untuk memberi mereka petunjuk tentang waktu selain memotong mereka ketika waktu mereka habis

Item penting adalah memastikan audio berfungsi (bahwa komputer mereka diatur untuk menggunakan headset / mikrofon earbud dan output audio). Hasilnya adalah kualitas suara yang sangat baik untuk para penonton.

Ketika presenter jarak jauh diatur pada pertemuan Zoom, saya kembali ke tabel A / V dan meminta bantuan streaming langsung untuk menghubungkan Zoom Penerima ke pertemuan Zoom presenter jarak jauh. Pada titik ini, presenter jarak jauh dapat mendengar audio di ruang ball speaker sebelum mereka datang melalui komputer Receiving Zoom. Sekarang saya akan mengunci rapat Zoom untuk mencegah orang lain bergabung dan mengganggu presenter (dari Peserta panel Zoom, pilih Lebih maka Rapat Lock ). Saya nongkrong di pertemuan presenter jarak jauh pada komputer Zoom Koordinator jika mereka punya pertanyaan menit terakhir. Ketika speaker di ballroom selesai, saya berharap presenter jarak jauh dengan baik dan memutus komputer Zoom Koordinator dari rapat. (Saya selalu memilihTinggalkan Rapat alih-alih Akhiri Rapat untuk Semua sehingga rapat Zoom berlanjut dengan presenter jarak jauh dan komputer Menerima Zoom.)

Ketika presenter jarak jauh diperkenalkan — dan pembicara akan tahu karena mereka dapat mendengarnya dalam rapat Zoom mereka — kontraktor A / V mengalihkan sumber video untuk proyektor ballroom ke komputer Receiving Zoom dan membunyikan saluran komputer Receiving Zoom pada Mixer Audio. Pada titik ini, speaker jarak jauh tidak aktif!

Pikiran Terakhir

Ini bekerja dengan sangat baik. Sangat bagus. Begitu baik sehingga saya memiliki beberapa orang berkomentar bahwa mereka terkejut ketika mereka menyadari bahwa tidak ada yang berdiri di podium selama presentasi.

Saya senang telah mengatur dua pertemuan Zoom. Kami memiliki dua kasus di mana presenter jarak jauh saling berhadapan. Saya dapat mengatur presenter jarak jauh pertama dan siap pada satu rapat Zoom sambil menyiapkan presenter jarak jauh kedua pada rapat Zoom lainnya. Bagian yang paling menegangkan adalah pada saat kami memutus pertemuan Zoom presenter pertama dan dengan cepat terhubung ke rapat Zoom presenter kedua. Ini sedikit canggung untuk presenter jarak jauh kedua karena mereka tidak mendengar perkenalan penuh mereka saat itu terjadi dan harus langsung masuk ke presentasi mereka. Ini dapat diselesaikan dengan menyiapkan komputer Receiving Zoom kedua, tetapi kompleksitas tambahan ini tampaknya terlalu banyak untuk keuntungan yang didapat.

Saya pasti akan merekomendasikan untuk membuat pengaturan ini sebagai bagian dari persiapan A / V khas untuk konferensi Code4Lib di masa depan. Kami tidak tahu kapan keadaan individu (apalagi pandemi di seluruh dunia) dapat menyebabkan permintaan menit terakhir untuk kemampuan presentasi jarak jauh, dan overhead pengaturan sangat minim.